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基金會制度
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第一章 總則


第一條 為規范廣東省長隆慈善基金會(以下簡稱基金會)檔案管理工作,特制定本辦法。
第二條 基金會在日常工作中形成的各種有保存價值的文件材料,都應按照本制度的規定,分別立卷歸檔。歸檔的文件材料應以時序為索引,按類別立卷。
第三條 本基金會的檔案管理主要由綜合業務部負責,其他部門工作人員應在各項工作結束時及時交綜合業務部相關人員歸檔。因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料與交接人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

第二章 檔案管理原則


第四條 基金會全體工作人員應樹立檔案意識,凡反映基金會工作的一切有效資料和文字記錄都屬于基金會檔案應留存的歷史資料。
第五條 綜合業務部應建立、健全立卷歸檔制度,確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限。
第六條 綜合業務部要主動跟蹤各類檔案的生成過程,主動向有關方面和人員索要相應材料。
第七條 綜合業務部應保證檔案的真實、完整,及時主動收集、整理、認定。并按照具體工作需要,準確、及時地提供檔案服務。

第三章 檔案的收集管理


第八條 堅持人人參與、部門收集和管理的檔案管理制度。
第九條 各部門均應建立健全文檔歸卷制度,根據本部門的業務范圍及當年工作任務,管理好日常工作文檔。
第十條 項目承辦人員應及時將辦理完畢或經領導批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門歸卷。
第十一條 凡基金會印發的公文一律由綜合業務部統一收集管理。
第十二條 一項工作由多個部門參與辦理,則由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
第十三條 各部門對遺缺不全的檔案,應采取積極措施收集齊全。

第四章 歸檔范圍


第十四條 行政檔案
1、上級主管部門及其他單位相關往來文件;
2、基金會發布的各種文件、通知、會記錄等;
3、以基金會名義出具的請示、報告、公函等文件; .
4、專職、兼職人員或申請來基金會工作的人員的人事簡歷及相關資料;
5、基金會的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議紀要、統計報表等;
6、重要的會議材料,包括會議的通知、決議、會議紀要等:
7、基金會反映主要職能活動的報告、總結;
8、基金會與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
第十五條 財務檔案
財務類檔案由財務部負責整理歸檔。
1、基金會日常支出財務報銷憑證、賬目、審批手續及報表。
2、捐贈收據等入帳單據;
3、預算計劃、審計報告、統計報表等重要財務文檔。

第十六條 項目檔案
(一) 項目相關活動存檔清單
1、項目立項申請書、項目申請立項時提供的其他輔證材料;
2、項目立項評審書;
3、項目資助請示;
4、項目資助協議、合同;
5、項目實施過程總結材料(中期報告及相關輔助材料、圖片及視頻等);
6、項目總結驗收相關資料(驗收報告及總結回復函)。
(二)其他項目跟據項目檔案資料的實際情況按照存檔原則進行管理。

 

第五章 立卷


第十七條 為統一立卷規范,保證案卷質量,立卷工作由相關部門配合,綜合業務部負責組卷、編目。
第十八條 案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。
第十九條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
第二十條 在歸檔的文件材料中,應將每份文件包括其附件無論其文書形式立在一起,不得分開。

第六章 檔案銷毀


第二十一條 對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,該清冊永久保存。
第二十二條 辦理銷毀手續,經理事長或理事長授權人員批準,方能銷毀。.

第七章 檔案借閱


第二十三條 案卷僅供在基金會辦公室借閱查看,且自覺填寫借閱登記表,供檔案管理處備查。
第二十四條 借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發現遺失或損壞,應及時報告主管領導。

第八章 附則


第二十五條 各部門應積極采用電腦信息系統對檔案進行管理,提高管理效率。
第二十六條 本辦法自理事會通過之日起執行,綜合業務部負責解釋和補充。

附:

  1. 廣東省長隆慈善基金會檔案備案表;
  2. 廣東省長隆慈善基金會檔案查閱登記表;
  3. 廣東省長隆慈善基金會檔案銷毀清冊;
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