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基金會制度
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廣東省長隆慈善基金會項目管理流程

此流程適用于廣東省長隆慈善基金會(以下簡稱“基金會”)執行的所有項目。
本流程以資助項目為基礎,按照實際操作流程排列,主要包括以下幾個部分:秘書處初審、項目評審、簽訂協議、撥付款項、項目跟進、匯報制度、項目運作期間調整、項目結束、項目續期、項目存檔。

一、 秘書處初審


1. 所有資助項目申請,均需由申請人提交書面申請。收到資助項目《申請書》即視為申請成立。所有項目申請均由秘書處進行初審。

2. 資助項目《申請書》初審。

  1. 1)收到資助項目《申請書》后,項目部將對資助《申請書》進行核實和初審,確認該申請是否符合基金會的資助方向。如有需要,可向項目申請機構或申請人了解情況或要求補充資料說明。
  2. 2)由秘書處對資助項目《申請書》撰寫初審意見。

3. 初審意見反饋。
若初審意見不予資助該項目,在收到資助項目《申請書》后一個月內,以書面(信函或電子郵件)反饋給申請單位或申請人,并說明不予資助的理由。
4. 填寫項目評審書。

  1. 1)如資助《申請書》獲秘書處通過,項目部填寫項目《評審書》。
  2. 2)基金會秘書處認為有必要,可對申請人進行資信評估,項目申請人應予以配合。

二、 項目評審


1. 按照不同的申請金額,項目評審包括秘書處審批、專家評審理事長審批和專家評審理事會審批三種類型。
2. 秘書處審批
項目資金在 5 萬元及以下的申請由秘書處審批。
3. 專家評審會審批
專家評審會對項目資金在 5 萬元以上的申請進行評審。
資助資金在5—50萬元(含)以內的項目,由秘書長報告理事長審批;資助金額超過50萬元的項目,由理事會審批。
4. 專家評審

  1. 1)根據項目的特點,由秘書處邀請行業內專家,以及部分理事、秘書長組成項目評審小組。
  2. 2)評審小組最少由3名評委組成,評審意見才具有效力。

5. 前期準備

    1. 1)秘書處至少提前兩周提請召開評審會。
    2. 2)所有參評項目的審批一覽表須提前一周提交給項目評審小組所有成員過目。
    3. 3)準備評審材料
  1. a)項目審批一覽表
  2. b)申請材料(《申請書》\《評審書》)
  3. c)申請機構信息(個人申請略)

6. 評審的主要內容:

  1. 1)項目主要內容、目標、必要性、可靠性,預期成果。
  2. 2)項目團隊及服務對象
  3. 3)項目實施時間、地點和預期完成時間
  4. 4)項目主要活動內容
  5. 5)項目預算

7.會議流程按照議事規則進行

      1. 1)項目評審小組推選組長。
      2. 2)項目負責人進行項目陳述,如項目評審小組同意,也可通過遠程網絡連接或采用電話會議等形式進行。
      3. 3)評委現場提問及答疑,進行現場評議。
      4. 4)匯總意見至“項目評審意見”一欄,由項目評審小組組長簽字確認。
      5. 5)會議現場需進行筆錄。

8. 資助審批

  1. 1)資助金額在5萬元(含)以下的項目,由秘書長審批后完成審批手續。
  2. 2)資助金額在5-50萬元(含)的項目,經項目評審小組審核通過后,由秘書長呈基金會理事長審批后完成審批手續。
  3. 3)資助金額在50萬元以上的項目,經項目評審小組審核通過后,由秘書長呈基金會理事長,并組織召開理事會議通過后,完成審批手續。理事會對資助項目進行討論和表決,1000萬元以下半數理事表決同意則通過,1000萬元以上需2/3理事表決同意則通過。如理事會認為有必要,可請項目申請者到現場(或視頻)陳述答辯。

9. 結果反饋
資助項目完成審批手續后3 個工作日內,以對公郵箱向相關單位通知項目審批結果。

三、 簽訂協議


1.基金會需與合作伙伴商榷協議書細節以示尊重,通知電郵發出 5 個工作日未收到任何電郵回復則視作同意協議條款。
2.完成簽約
雙方在完成上述細節后,基金會在 3 個工作日內以快遞形式郵寄基金會單方已簽署的協議書文本一式兩份。受資助機構收到后簽署蓋章,并寄還一份至基金會。
3.賬戶信息確認
賬戶信息包括:銀行賬號、開戶行、賬戶名。
合作伙伴需要以郵件的形式將申請機構\受資助機構的賬戶信息發到基金會公共郵箱,因受資助方所提供的原始信息有誤而造成再次匯款的手續費及其他風險由受資助方承擔,基金會不負任何責任。收到郵件后,需以郵件形式告知對方已收到回郵文本。
4.協議存檔
須于雙方完成簽署(即:雙方都已簽署的版本)當日將協議掃描并存檔。

四、 撥付款項


1. 確認撥款所需資料

    1. 1)項目審批書一覽表(含最終審批負責人簽字,5 萬元以下秘書長簽字,5-50 萬元理事長簽字,50萬元以上須有理事會決議)
    2. 2)資助項目協議【必須】
    3. 3)請款單兩聯:一聯存于項目檔案;一聯存于財務。

2. 賬戶信息核對:整理受資助項目賬戶信息,更新資助項目通訊錄。
3. 確認撥款時間、額度及周期:

    1. 1)撥款時間以資助協議上為準;
    2. 2)撥款額度依據項目所申報的周期而定,可分為一次撥款、分期撥款(具體需和受資助方商榷);
    3. 3)項目周期以項目審批書上為準。

4. 撥款

  1. 1)項目部需填寫付款申請單(并準備本流程所需的資料和信息以方便財務人員檢閱),經秘書長審批后交出納匯款。
  2. 2)項目部以電郵及短信通知受資助方撥款已發出,作撥款追蹤。

5. 對方確認撥款
1)受資助方在確認查收接受賬戶及金額無誤后,須以電郵形式給基金會回復。
2)受資助方在確認收到撥款的 5 個工作日內須完成以下事項:

    1. a)依照協議內容及以“廣東省長隆動植物保護基金會”為抬頭開具發票
    2. b)開具收款回執并簽字(適用于個人資助項目)
    3. c)以快遞形式將發票/收款回執寄予基金會

6. 項目部負責回收發票/回執,掃描后存入電子檔,原件交回財務部。
7.更新資助項目一覽表,完成資助程序。

五、 項目跟進


1. 項目協議書規定資助項目申請人定期分享活動及媒體報道。
2. 如有必要,項目部可派員至現場考察,并向秘書長口頭或書面匯報情況。
3. 嚴格按照項目申請書、項目進度表及項目預算表跟進項目運作。如實際情況有
變動,須及時跟進匯報。

六、 匯報制度


1. 如遇重大公關事件,必須及時向理事會/資助人通報。
2.對于捐助人指定捐贈項目,需要隨時向捐贈人匯報。

七、 項目運作期間的調整


如遇以下情況,項目申請單位(人)需要向基金會提出書面申請:

    1. 1)項目預算總額不變,細則變動額度超過正負 15%(報秘書處備案)
    2. 2)延遲交報告的日期需知會秘書處
    3. 3) 項目活動內容變動(秘書處審批)

八、 項目結束


1. 以下工作完成后,基金會根據情況有權要求項目實施方提供以下資料,作為項目結束的依據:

    1. 結題報告及相關活動照片或視頻、新聞報道

2. 項目部需每年向理事會報告當年已完成項目,包括并不限于以下資料: 

    1. 1)項目名稱及金額(PPT匯報)
    2. 2)財務評估報告、審計報告
    3. 3) 活動照片或視頻

九、 項目延期


項目延長期限原則上不得超過原先項目期限的一半。

十、 項目續期


1. 項目續期是指,項目在結束前提出申請下一年度的資助,原則上不超過 3 年。
2. 項目申請方需在項目正式結束前兩個月提交下一年度資助申請。
3. 如需要,項目部到項目現場進行考察和評估,并形成報告。
4. 必須在上期項目為秘書處認可的情況下才可申請續期。審批流程同上。
5. 在申請續期的情況下,不需要交還上期項目的余款,但余款必須作為下一年度預算結轉的一部分。
6. 不申請續期的項目余款根據實際情況酌情處理,相關提案須向理事會通報。

十一、 項目存檔


1. 項目存檔編號: 項目分類 - A(分類名稱)XX(序號)
2. 項目文件資料包括:
申請書、評審書、請示、項目協議、付款單、結題報告的資料。
3. 項目存檔工作由項目部負責,并接受秘書長的監督及抽查。

 

十二、 附則


1. 本流程由基金會秘書處負責解釋。
2. 本流程自****年**月**日召開的第*屆第*次理事會決議通過之日起執行。

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